Brennpunkt
«Ich bin dann mal off»
Lea Müller
Noch nie war der Informationsaustausch so schnell und unmittelbar wie im digitalen Zeitalter. Noch nie waren die Erwartungen an die Reaktionszeiten so hoch wie heute. Professor Rainer Endl verrät, wie wir uns abgrenzen können und warum die Fähigkeit zur Musse ein wichtiger Wettbewerbsfaktor für die Wirtschaft ist. Sein Kollege Hans-Dieter Zimmermann erklärt, warum heute längst nicht mehr alle zwischen «online» und «offline» trennen.
Dieser Artikel hätte vor drei Stunden fertig sein sollen. Soeben habe ich die ersten zwei Zeilen geschrieben. Das liegt weder an mangelnder Disziplin noch an einer Schreibblockade, sondern daran, dass ich eine «Constant Checkerin» bin. Eine Person also, die ihre beruflichen Kommunikationskanäle ständig kontrolliert und keine Grenze zwischen online und offline zieht – auch in der Freizeit nicht. Da nützt kein extra reserviertes Zeitfenster im Outlook-Kalender, kein Status «Bitte nicht stören». Kaum habe ich mit dem Ordnen meiner Notizen begonnen, lenkt mich ein Blinken auf dem Bildschirm ab: eine Chat-Nachricht der Arbeitskollegin. Ich reagiere sofort und nehme einen kurzfristigen Auftrag entgegen. Eine halbe Stunde später: Zurück zu den Notizen. Pling. Eine E-Mail. Dringend. Ich antworte pflichtbewusst. Pling, pling, pling… Zwei Stunden später: sieben weitere Anfragen. Alle erledigt – nur nicht, was ich mir eigentlich vorgenommen hatte: vom geplanten Artikel steht noch keine weitere Zeile.
Die Paradoxie des Web 2.0
«Dringende E-Mails gibt es nicht», sagt Rainer Endl, Wirtschaftsinformatiker, Unternehmensberater und Gründer des Instituts für Informations- und Prozessmanagement an der FHS St.Gallen. Wenn eine Information oder ein Auftrag wirklich dringend sei, so der Professor, führe kein Weg an der synchronen Kommunikation vorbei. Sprich: Man greift zum Telefon oder trifft sich persönlich. Rainer Endl erhält kaum noch «dringende» E-Mails, seit er vor ein paar Jahren für sich eine klare Grenze gezogen hat. «Ich bin dann mal off», sagte er damals zu seinen Arbeitskolleginnen und -kollegen und führte zwei klar definierte Zeitfenster am Tag ein, in welchen er seine E-Mails jeweils bearbeitet. Dazwischen bleiben Handy, E-Mail-Programme und weitere elektronische Kommunikationskanäle konsequent deaktiviert.
Die Erwartungshaltung der Arbeitskolleginnen und -kollegen gegenüber Rainer Endls Reaktionszeit hat sich mit der Zeit angepasst – und die Gesamtzahl der E-Mails in seinem Postfach merklich reduziert. Gestiegen ist dafür die Zahl der Zeitfenster, in denen konzentriertes Arbeiten möglich ist, und somit auch die Produktivität. «Es ist eine Paradoxie, dass die Instrumente des Web 2.0, die uns eigentlich die Arbeit erleichtern und die Produktivität steigern sollten, oftmals das Gegenteil bewirken», sagt der Wirtschaftsinformatiker. Er verweist auf Studien, die belegen, dass der Überfluss an Informationen und Daten dazu führen kann, dass der Einzelne überfordert ist. Viele erkennen nicht mehr, was wichtig und was weniger wichtig ist, und haben das Gefühl, nichts mehr richtig erledigen zu können.
TIPPS FÜR DEN ARBEITNEHMER
Bearbeiten Sie E-Mails nur zwei- bis drei Mal am Tag.
Schalten Sie das E-Mail-Programm zwischendurch aus.
Prüfen Sie, ob die Beantwortung einer E-Mail überhaupt nötig ist.
Seien Sie sparsam mit dem Dringlichkeitssymbol in den E-Mails.
Schalten Sie das Mobilgerät aus, wenn Sie im Büro erreichbar sind.
Versenden Sie in Ihrer Freizeit keine beruflichen E-Mails/SMS.
Seien Sie sparsam mit Verabredungen zum «Business Lunch».
TIPPS FÜR DEN ARBEITGEBER
Respektieren Sie die Ruhezeiten Ihrer Mitarbeitenden.
Entwickeln Sie eine Strategie für den Umgang mit Social Media im Unternehmen. Verbote bringen nichts.
Testen Sie einen E-Mail-freien Tag (betrifft interne Mails) pro Woche.
Bieten Sie aktive Unterstützung im «richtigen» Umgang mit digitalen Instrumenten.
Nutzen Sie Blog für eine breitgefächerte interne Kommunikation, keine Massen-Mails.
Bieten Sie «Rückzugsräume» für Denkarbeit.
Müssiggang ist in der heutigen schnelllebigen Zeit unverzichtbar geworden.
Gleichzeitig an- und abwesend
Das ständige «Switchen» zwischen verschiedenen Aufgaben sei extrem ineffizient, betont Endl. «Einmal bei der Durchführung einer Aufgabe unterbrochen, benötige eine Person bis zu 15 Minuten Wiedereinarbeitungszeit. Die eigentlich zu erledigenden Aufgaben können so nur mühsam abgearbeitet werden, Überstunden sind die Folge.» Dazu kommt, dass viele Menschen ihre E-Mails auch in der Freizeit checken: Die Betroffenen befinden sich in einem permanenten Zustand der gleichzeitigen An- und Abwesenheit. «Virtuell ist man immer da und die Arbeit wird nie fertig.»
Das ständige «Switchen» zwischen verschiedenen Aufgaben sei extrem ineffizient, betont Endl. «Einmal bei der Durchführung einer Aufgabe unterbrochen, benötige eine Person bis zu 15 Minuten Wiedereinarbeitungszeit. Die eigentlich zu erledigenden Aufgaben können so nur mühsam abgearbeitet werden, Überstunden sind die Folge.» Dazu kommt, dass viele Menschen ihre E-Mails auch in der Freizeit checken: Die Betroffenen befinden sich in einem permanenten Zustand der gleichzeitigen An- und Abwesenheit. «Virtuell ist man immer da und die Arbeit wird nie fertig.»
Renaissance des Müssiggangs
Was hilft? Für Rainer Endl ist «Müssiggang» gerade in der heutigen Zeit ein wichtiges Konzept. In Vorträgen hat er die These diskutiert, dass die Fähigkeit zur Musse für die Wirtschaft ein wichtiger Wettbewerbsfaktor ist. Musse sei aber nicht zu verwechseln mit Faulheit oder Trägheit, betont er: «Musse wird definiert als die Zeit, die eine Person nach eigenem Wunsch nutzen kann, um sich zweckfrei und in Ruhe dem hinzugeben, was sie interessiert.» Musse sei eine wesentliche Voraussetzung für Kreativität, und Kreativität wiederum für Innovation, sagt Endl und zitiert den italienischen Dichter Francesco Petrarca, der im 14. Jahrhundert feststellte: «Erst wenn der Mensch zur Ruhe gekommen ist, beginnt er zu wirken.» Wenn wir immer beschäftigt seien und uns gestresst fühlten, sei kreatives Denken nur noch eingeschränkt bis gar nicht möglich. Für Unternehmen sei es deshalb sehr wichtig, eine Innovationskultur zu schaffen, die Zeit für Musse bietet. «Musse ist in der heutigen schelllebigen Zeit unverzichtbar geworden.» Die Nutzung des kreativen Potenzials der Mitarbeitenden ist ein bedeutender Erfolgsfaktor für Unternehmen. Viele erfolgreiche Unternehmen wie Google und Swatch schaffen für ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Freiräume, die Ideen und Innovationen fördern. Immer mehr mittelständische Firmen setzen ebenfalls auf diese Strategie. Endl betont, dass es wichtig sei, in den digitalen Technologien nicht nur Gefahren zu sehen. Er macht in den «Beschleunigungstechniken» grosses Nutzenpotenzial aus – sofern die eingesparte Zeit in das Schaffen von Freiräumen für kreative Handlungen investiert werden könne.
Gerade für sogenannte «Wissensarbeiter» habe das Verschwinden der räumlichen und zeitlichen Grenzen in der modernenen Arbeitswelt durchaus Vorteile, sagt Hans-Dieter Zimmermann, ebenfalls Dozent für Wirtschaftsinformatik an der FHS St.Gallen: «Wir können unabhängig von Zeit und Ort arbeiten, und zwar dann, wenn wir eine kreative oder produktive Phase – einen Gedankenblitz – haben.» Ein Kreativer im Marketing oder ein Forscher zum Beispiel sei notabene nicht nur werktags zu Bürozeiten produktiv, sondern habe vielleicht am Abend, am Wochenende oder gar in den Ferien den perfekten Einfall zur Lösung eines Problems.
Während den Ferien gesperrt
Wichtig ist gemäss beiden Experten, dass digitale Instrumente zielgerichtet eingesetzt werden, um Innovationspotenziale zu unterstützen und die Zusammenarbeit zu optimieren. Gleichzeitig sollten Unternehmen aber Massnahmen treffen, um eine Informationsüberflutung zu verhindern, sagt Endl. Nicht jede Firma müsse dabei so weit gehen, dass sie einzelnen Mitarbeitenden während den Ferien den Zugang zum E-Mail-Account sperrt. Für Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer gebe es auch weniger einschneidende und dennoch wirkungsvolle Massnahmen (siehe Kasten). Für Hans-Dieter Zimmermann setzen diese Massnahmen aber keine grundsätzliche Trennung zwischen «online» und «offline» voraus. Diese Unterscheidung sei durch die «Digital Immigrants» geprägt – Vertreter der Generation, die noch eine reine Offline-Welt kennt. Für die «Digital Natives», die in der digitalen Welt aufgewachsen sind, gebe es diese Grenze nicht mehr, wie ein FHS-Forschungsprojekt zur ePartizipation von Jugendlichen bestätige. «Es ist heute kein Entweder-Oder, sondern ein Sowohlals-Auch.» Selbstdisziplin und Eigenverantwortung sind für Zimmermann Schlüsselbegriffe im Umgang mit der Arbeitszeit: «Uns stehen mehr Kanäle und Tools für Arbeit, Kommunikation und Interaktion zur Verfügung. Es liegt vor allem an uns selber, den richtigen Mix zu finden.»
– Drei Stunden bin ich nicht zum Schreiben gekommen, da habe ich für mich eine Grenze gezogen. E-Mail-Programm und geschäftlicher Chat: off. Mobiltelefon: off. Musse zum Schreiben: on. Jetzt, zum Redaktionsschluss, ist mein Artikel fertig. Und die unbeantworteten E-Mails in meinem Postfach – die können warten bis morgen.